档案馆
赣南师范大学档案工作条例
发布人:dagadmin 发布时间:2017-01-12  浏览次数:49

赣南师范大学档案工作条例


第一章 总则

第一条为了加强对档案的科学管理,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《江西省档案管理条例》等法律法规,结合学校档案工作的实际情况,制订本条例。

第二条学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其它各项社会活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属学校档案。

第三条学校档案实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第四条学校实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入、四同步”。

“三纳入”:纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围。

“四同步”:在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章管理体制及基本任务

第五条学校成立档案工作委员会,由学校领导担任组长。档案工作委员会是学校档案工作的最高行政管理机构,其主要职责是:

1.宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规,审查学校档案工作规划、计划、总结;

2.审定学校档案管理办法和重要的规章制度;

3.研究决定档案工作的重大事宜;

4.检查、督促学校及部门档案工作“三纳入、四同步”执行情况。

5.对各部门档案工作进行检查、考核与评估。

第六条学校建立档案馆,为处级建制。档案馆是学校档案工作归口管理部门,对学校党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、声像等档案实行集中统一管理。根据学校实际和需要,条件成熟的单位可在档案馆的指导下设立档案分室。

学校档案馆的基本任务和职责:

1.贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规,规划全校的档案工作;

2.制定(修订)学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;

3.负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料;

4.开展档案的开放和利用工作,主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务;

5.参加信息工作的整体化建设,负责编研档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

6.参加档案工作协作、学术研究和交流活动;

7.培训学校专(兼)职档案工作人员业务;

8.开展档案宣传和利用者教育活动;

9.负责校史陈列馆的管理工作;

10.完成学校领导交办的其它任务。

第七条学校机关各部门、各教学单位须指定一位负责人分管本单位档案工作,根据需要配备12名专职或兼职档案工作人员,具体承办本部门档案工作。

部门分管档案工作负责人主要职责:

1.组织本部门职工学习档案法规、执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入部门工作计划;

2.加强与学校档案馆的联系,共同做好对专(兼)职档案员的业务指导、监督和检查工作,提高归档案卷质量,保证按时归档;

3.支持本部门专(兼)职档案人员开展工作,帮助他们解决实际困难。

部门专(兼)职档案员主要职责:

1.认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度;

2.根据档案馆制发的各门类档案的案卷类目,做好预立卷工作;

3.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并按规定时间向学校档案馆办理档案移交手续;

4.积极参加档案业务学习,不断提高档案工作水平;

5.主动接受档案馆的业务指导和督促、检查;

6.注意文件材料的安全保管和保密工作。

第三章 档案工作人员

第八条学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律,具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第九条学校档案工作人员列入学校事业编制,属档案专业技术人员,其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。

第十条 学校重视档案工作人员的培养和稳定工作,为其外出进修学习创造条件,逐步提高他们的政治素质和业务水平。档案人员在职称评聘与福利上和教学、科研人员相同。

第四章经费、库房和设备

第十一条学校根据档案工作发展的需要,按年度安排预算经费并单独立项,学校各职能部门应保证本部门档案基础工作所需要的档案装具等设备。

第十二条学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,努力按照《档案馆建筑设计规范》《档案技术保护规范》的要求,为学校档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施,存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温、恒湿设施。

根据工作需要,学校应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备,使档案管理现代化同学校管理现代化同步。

第五章文件材料的形成和归档

第十三条各单位档案人员应按工作程序,进行文件材料的形成、积累,工作结束时整理、立卷,并按归档要求,经本单位负责人审查合格后归档。

第十四条对于个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的纸质、电子、照(胶)片、录音(录像)带等各类载体的文件材料,必须按规定向档案人员移交,任务个人不得占为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第十五条学校档案馆要注意向国内外征集与学校有关的各历史年代各类文件材料和资料。

第十六条依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际情况,学校归档范围分为十三类:

(一)党群管理类:主要内容包括党务综合、纪检、组织、统战、宣传、工会、团委工作等产生的,具有保存价值的不同载体的文件材料。

(二)行政类管理类:主要内容包括学校行政综合、人事、监察、审计、武装保卫、总务后勤、图书工作等产生的有保存价值的不同载体的文件材料。

(三)学生类:主要内容包括高校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践等活动中形成的,有保存价值的不同载体的文件材料。

(五)科研类:主要内容包括本校科研管理部门和科学研究实践活动中形成的,有保存价值的不同载体的文件材料。

(六)基本建设类:主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的,有保存价值的不同载体的文件材料。

(七)仪器设备类:主要内容包括属于学校固定资产的各种国产或进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备(价值在5万元以上),在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的,具有保存价值的不同载体的文件材料。

(八)出版物类:主要内容包括本校正式编辑出版的校报、学报、图书等有保存价值的不同载体的文件材料。

(九)外事类:主要内容包括本校外事管理部门和各类外事活动中形成的,有保存价值的文件材料。

(十)财会类:主要内容包括财会管理和财会活动中形成的,有保存价值的文件材料。

(十一)产品生产与科技开发类:主要内容学校设计、试制、生产、经营和销售活动中形成的,具有保存价值的文件材料。

(十二)实物类:主要内容包括在学校各项活动中形成的或者在学校对外交流中形成的,有保存价值的实物。

(十三)声像类:主要内容包括学校在各项活动中形成的或者外部形成与本校有关的,有保存价值的录像(录音)、照片、光盘等声像材料。

第十七条归档要求:

(一)实行部门和科研课题组立卷的部门立卷制度,由主管业务部门统一归档。学校各院、部、处、室、馆及党群各部门均为立卷单位。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷,并编写页号和卷号,填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限。详细按照《赣南师范大学工作部门立卷规范》执行。

(二)归档的文件材料应格式一致、质地优良、书绘工整、声像清晰,符合规范和标准的要求。禁止用字迹不牢固的书写工具。

(三)文件材料整理后,由各部门的档案人员组卷,并将立卷的案卷经本部门负责人审查签字后,填写移交清单,向学校档案馆移交归档。

(四)由几个单位合作完成的项目,由主办单位立卷归档,保存一套完整的档案正本,协办单位保存与自己承担任务有关的材料。

第十八条 归档时间:

(一)学校党群、行政、教学、出版、外事等部门,应在次年5月底前将上一年度形成的文件材料归档;

(二)财会档案由财会部门按归档要求在次年5月底整理归档,仍在财会部门保管5年,5年期满后,向档案馆移交。

(三)基建项目、仪器设备、重大科研课题、实物等档案和全院性重大活动形成的声像档案,应在工作完成后的两个月内归档。

第十九条档案的保管期限分为永久、30年、10年。

第六章档案的管理

第二十条学校档案馆在接受档案时,要依据移交清单仔细核对,并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

第二十一条档案的密级分为:“绝密”“机密”“秘密”三级。

第二十二条已归档的档案材料需要补充、更改时,必须由有关部门的负责人审查核准,并签署意见,交学校档案馆归档。

第二十三条单位撤销、合并及有关部门人员调动时,必须办档案和文件材料交接手续,不得私自带走或销毁。

第二十四条对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作基本情况表。

第二十五条做好档案管理的安全与保密工作。

第七章利用

第二十六条学校档案馆及各档案分室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料,逐步实现档案计算机管理,努力开发档案信息资源,积极主动做好提供利用工作。

第二十七条未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公开档案。

第二十八条学校各部门查阅本部门归档档案,经办人可直接到档案馆查阅;查阅非本部门归档的重要档案,须经归档部门同意。凡查阅、摘录、外借或复印档案的必须履行登记手续,填写“查(借)阅档案登记表”。外单位查(借)阅档案须经主管领导批准方可查阅、摘录。

第八章档案的鉴定和统计

第二十九条档案鉴定工作由学校档案馆和有关业务部门组成鉴定小组。

第三十条销毁档案,应造具清册,经分管校领导批准后,鉴定小组指定两人以上进行监销,批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

第三十一条学校档案馆指定专人负责统计工作,建立健全各门类档案台账,并按上级主管部门及学校要求进行定期的综合或专项统计分析,向上级有关部门报送档案统计数据。

第九章 附则

第三十二条  本条例由学校档案馆负责解释。

第三十三条  本条例自发行之日起施行。