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赣南师范大学实物类档案征集管理实施细则
发布人:dagadmin 发布时间:2017-01-12  浏览次数:29

赣南师范大学实物类档案征集管理

实施细则


为了加强我校档案资源建设,完整地保存学校历史,充分发挥实物类档案(以下简称“实物档案”)在教学、科研和其他各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《江西省档案管理条例》等法律法规,结合学校实际,制定本实施细则。

第一条实物档案是指学校在建设改革发展中党政、团学、教学、科研等管理活动形成的,对学校和社会具有保存价值的各类纸质类专著、教材、奖状、证书、字画和非纸质性的电子影像出版物(含非公开出版物)、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印章、赠品、礼品及具有纪念意义和收藏价值的物品等。

第二条实物档案是学校档案的重要组成部分,是文书档案的重要补充,对学校历史具有佐证作用。它不仅具有较高的保存和利用价值,而且具有良好的社会教育功能,按照国家有关规定,必须由学校档案馆实行集中统一管理。任何部门或个人不得拒绝归档,更不得据为己有。

第三条档案馆负责对学校的实物档案进行收集整理和保管利用。

第四条征集归档范围和保管期限:

1.荣誉类实物档案。学校各部门在重大政治、经济、文化和教学、科研、外事、体育等活动中获得的省级以上(含省级)颁发的非纸质性的奖杯、奖牌、奖章、奖状、锦旗及纸质的荣誉证书、荣誉册、光荣册等;师生及校友个人受到国家级荣誉表彰的相关获奖的纸质证书(影印件)及电子影像出版物(含非公开出版物)。

2.成果类实物档案。学校(含师生)获得省级科研成果一等奖以上奖励或填补省级以上空白的科技成果证书(影印件)及实物样品、图纸、微缩模型等;师生及校友个人撰写的由省级以上出版社出版的学术专著或各类教材(仅限第一作者)。

3.印章类实物档案。由于校内机构变更或撤消、合并而失效的公章及校级领导因工作变动而失效的签字章,包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后失效的印章。

4.字画类实物档案。国家级、省(部)级领导及国内外知名人士给我校的题词、题字、绘画等。

5.赠品类实物档案。国内外校际间交流的赠品、各地校友会和著名校友给母校的赠品。若兄弟院校或校友特定捐赠给各教学学院的具有使用价值的赠品,一般由各教学学院保存使用,但需报档案馆备案。

6.礼品类实物档案。学校领导在重大活动中接受的珍贵礼品和纪念品等。

7.其它实物档案。学校在建设改革发展过程中具有纪念意义的物品。如国家级、省(部)级领导人及国内外知名人士来我校视察指导工作时形成的有保存价值的相关物品。建校以来使用过的学校牌匾等物品,反映学校不同阶段的工作证(牌)、学生证、毕业证书和校徽、校庆纪念证章等样品。

8.不在本细则范围内具有保留价值的、能反映见证学校建设改革发展历程的实物档案,经档案馆认定后归档管理。

9.实物档案的保管期限原则上应永久保存。

第五条归档整理要求:

1.荣誉类、成果类实物档案等归档时由获奖主管部门说明获奖名称、时间、地点及获奖单位、授奖单位等,电子影像资料归档由当事摄影、摄像部门提供并文字说明、时间、地点。

2.字画类、赠品类、礼品类实物档案归档时由受赠部门说明物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人等。

3.印章类实物档案归档时由党政办统一收交给档案馆并附印模一式两份。

4.实物档案一件(套)为一卷,档号按“年度号+实物档案分类号+案卷号”依次编号。

第六条归档时间和移交手续:

1.实物档案由档案馆开据实物档案归档移交通知书。一般实物档案应于获奖或接收的次年6月底前向档案馆移交。档案馆也可根据临时重大活动情况,开据临时重大活动实物档案归档移交通知书。

2.移交前,获奖主管部门应打印“实物档案移交目录”一式两份,交接双方各存一份备查。

3.“实物档案卷内目录”中“实物说明”栏内应载明实物的名称、规格、形状、套件、接收人及获得实物的时间、地点、事由、渠道等内容。

4.对于个人捐赠的实物档案,在档案业务人员协助下履行有关移交手续后,学校将颁给当事人实物档案收藏证书,以示纪念。

第七条实物档案的保管与利用:

1.档案馆接收实物档案后,应逐一拍照,每件实物应粘贴标签,照片对应实物编号保存。

2.实物档案可按载体形式分别存放。奖状、字画等可卷成筒状保管;锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入卷盒保管;奖杯(牌)存放要避免叠压挤碰;印章可设置专用档案柜保管。实物档案以从左到右,自上而下的排架方式摆放。

3.应征后的实物档案经档案馆初筛挑选,经分管档案工作的校领导审核同意后入选校史陈列馆橱窗展出。原则上实物档案只针对学校部门、单位借用,借用部门、单位须出具书面申请说明理由,经由档案馆负责人签字后并报分管档案工作的校领导同意方可借用。凡涉及学校学术知识产权的科研成果一律不借用。

实物档案借用必须严格办理登记手续,借出实物档案必须按期归还,并保证其完好无损,如有损坏应追究相关人员的责任。

第八条本实施细则由学校档案馆负责解释。

第九条本实施细则自发文之日起施行。